Da tre strumenti diversi a un metodo unico. Il caso M2B Financial Advisory.
Il punto di partenza
Prima di costruire qualsiasi cosa, abbiamo analizzato come il team lavorava per davvero.
M2B Financial Advisory è un team di consulenti finanziari con anni di esperienza in Azimut Wealth Management. Il loro posizionamento è chiaro: trasparenza, presenza costante. Un approccio costruito sulla relazione personale con il cliente, che va dai singoli ai nuclei familiari fino agli imprenditori.
Quando Matteo Miele e Giuseppe Bori mi hanno parlato del loro lavoro, il loro team gestiva già centinaia di clienti e un buon patrimonio complessivo. Chiaramente il suo problema non era la competenza. Era la struttura invisibile che sosteneva tutto quel lavoro.
I dati dei clienti vivevano in almeno tre posti separati. Il CRM della rete per le anagrafiche. Google Drive per i file e i report delle visite. Un foglio Excel per i movimenti. Anche se gestiti bene, nessuno dei tre era stato scelto in base al modo di lavorare del team — erano strumenti ereditati o adottati per necessità, ognuno con la sua logica, nessuno che parlava con gli altri.
Il risultato pratico: quando serviva un’informazione, bisognava ricordarsi dove stava. Quando il team doveva coordinarsi su un cliente, la risposta era quasi sempre “dobbiamo controllare”. Quando i mercati si muovevano e un cliente chiamava, il tempo per trovare il contesto era tempo sottratto alla relazione.
Facciamo una simulazione
Un cliente ti chiama adesso.
Vuole sapere quando vi siete sentiti l'ultima volta e qual è la sua esposizione attuale.
Vuole sapere quando vi siete sentiti l'ultima volta e qual è la sua esposizione attuale.
Hai tutte le informazioni. Da qualche parte.
Apri il foglio clienti per iniziare
✓ Aperto
clienti_2024_v3_FINALE.xlsx
| Cliente | Patrimonio | Esp. att. | Ult. visita |
|---|---|---|---|
| Cliente 5 | 340k | 12% | 15/03 |
| Cliente 6 | 820k | da aggiorn. | — |
| Cliente 7 | 1.2M | → Drive | ??? |
| Cliente 8 | 290k | 8% | 02/01 |
| Cliente 9 | — | — | — |
Apri prima
il foglio clienti
il foglio clienti
✓ Aperto
Drive / Clienti / Cliente 7
report_visita_gen.docx
12 gen
report_visita_mar.docx
3 mar
report_visita_mar_FINALE_v2.docx
8 mar
patrimonio_C7_2023.xlsx
nov 23
note_post_call_?.docx
mag 23
Apri prima
Google Drive
Google Drive
✓ Aperto
appunti_clienti.txt
Cliente 7 — sparse
•visita marzo — ok, vuole aumentare esp.
•portafoglio: da ricontrollare con excel
•esposizione attuale: ~18%? (da confermare)
•prossimo: proporre ribilanciamento
•compleanno non trovato
Risposta che stai assemblando
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secondi per trovare informazioni su un solo cliente
Hai aperto 3 strumenti diversi.
L'esposizione attuale non era da nessuna parte in modo definitivo —
era frammentata, approssimata, da verificare.
L'esposizione attuale non era da nessuna parte in modo definitivo —
era frammentata, approssimata, da verificare.
—
minuti al giorno
(10 ricerche)
(10 ricerche)
—
minuti alla settimana
(5 giorni lavorativi)
(5 giorni lavorativi)
—
ore all'anno
solo per trovare dati
solo per trovare dati
Tutto questo per rispondere a una sola domanda.
Il metodo
BE/OND Care System
Fase 1 - Controllo
Il primo passo non è stato scegliere uno strumento. È stato costruire una mappa per riacquisire il controllo del metodo e dei dati.
Ho analizzato come M2B gestiva i clienti, come si coordinava il team, cosa si perdeva e dove si consumava energia inutilmente. Da quella mappa è emerso il progetto: un sistema proprietario, costruito sul loro metodo di lavoro — non su quello di un software preconfezionato.
Un posto solo per tutto: anagrafica completa, storico delle interazioni, patrimonio, note di visita. Accessibile da PC, telefono e tablet. Da tutto il team, in tempo reale. Tutto con un’integrazione diretta con gli strumenti già usati quotidianamente (come il Google Calendar e Drive).
La cosa più importante: il metodo è di M2B. Non della rete, non di una piattaforma terza. Dati portabili, migrabili, indipendenti da qualsiasi cambiamento esterno. Ogni informazione aggiunta nel tempo è un asset che rimane.
Fase 2 - Automazioni
Con le fondamenta al loro posto, siamo passati a ridurre il backoffice.
I reminder automatici per le date importanti dei clienti — compleanni, scadenze, follow-up periodici — sono partiti subito. Ogni interazione con un cliente, anche solo una telefonata, viene registrata automaticamente con data e modalità, creando uno storico consultabile in pochi secondi da ogni membro del team.
Il team ha smesso di dipendere da mail sparse, da fogli separati, dalla memoria. Il sistema si occupa di ricordare. Le persone si occupano delle relazioni.
Nel tempo sono stati aggiunti campi specifici nati dall’uso reale: il tracciamento degli asset presso istituti terzi, utile per identificare opportunità; la gestione dei cointestatari con relazioni personalizzate tra contatti; il campo di identificazione per i clienti con profilo istituzionale. Ogni ottimizzazione è uscita da un incontro di follow-up, non da un progetto a tavolino, non da una ricetta standard.
Il backoffice gira da solo.
Le relazioni restano a te.
Le relazioni restano a te.
08:00
Automatico
Notifica compleanno — Marco R.
Il sistema ricorda per te. Arriva al mattino, in tempo utile.
Oggi è il compleanno di Marco R. — ultima visita 47 giorni fa
09:30
Manuale
Telefonata con Marco — registrata
Fai la chiamata. Se lo vuoi, il sistema traccia data, ora e modalità nel profilo cliente.
12:00
Automatico
Follow-up in scadenza — 3 clienti
Il sistema identifica chi non senti da troppo tempo e ti ricorda di contattarli.
Follow-up consigliato: A. Bianchi, G. Ferrari, M. Rossi
15:00
Manuale
Visita cliente — report aggiunto
Note di visita, patrimonio aggiornato, prossimo appuntamento, attività da completare. Tutto nel profilo, visibile al team.
Fine giornata
Automatico
Storico aggiornato — team allineato
Ogni membro del team vede lo stato aggiornato di ogni cliente. Nessuna mail interna, nessun "aggiornami su ...".
Azione manuale
Automazione attiva
Fase 3 - Decisioni strategiche
Con il 100% dei clienti nel sistema e lo storico che cresce, si apre la fase che cambia il modo di vedere il portafoglio.
Le dashboard di segmentazione permettono di leggere i dati dei clienti per criteri incrociati — interessi, patrimonio, ultima interazione, area geografica.
Quello che prima era un elenco sta diventando una mappa strategica: dove concentrare le energie, chi contattare e quando, come organizzare eventi su misura per gruppi di clienti affini.
La visione geografica — uno degli obiettivi originari di Matteo — consente di pianificare le visite in modo efficiente, agganciando più appuntamenti nella stessa area. Le visite di persona diventano sostenibili anche man mano che il portafoglio cresce.
Questa fase è ancora in apertura. I dati ci sono e stanno crescendo tutti i giorni, come un interesse composto. Il lavoro ora è imparare a usarli.
Da dati inutilizzati a intelligenza relazionale.
| A | B | C | D |
|---|---|---|---|
| Cliente | Patrimonio | Ultima vis. | Note |
| Cliente 1 | 340k | 12/03 | =? |
| Cliente 2 | — | ||
| Cliente 3 | 1.2M | 02/01 | |
| Cliente 4 | 820k | da aggiorn. | |
| Cliente 5 | — | chiedere | |
| Cliente 6 | 450k | 28/04 | |
| ... |
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C3
Cliente 3
Aggiornamento portafoglio
09:14
C7
Cliente 7
Re: Proposta investimento
Lun
C12
Cliente 12
Quando ci vediamo?
Ven
C2
Cliente 2
Fwd: Documenti scaduti...
Mer
C9
Cliente 9
Compleanno domani!
Mar
Da fare
•Chiamare C14 — scad. marzo??
•Incontro C3 rimandato x2
•Patrimonio C7 da aggiornare (Drive?)
•C22 — compleanno quando?
•Follow-up post evento maggio
•Cercare email C5 — forse in spam
todo
clienti
urgente?
da verificare
Dati sparsi su Excel, mail e note — nessuna visione d'insieme
Clienti nel sistema
0 tot.
di cui 100% con storico completo
Follow-up urgenti
0 clienti
non contattati da >45 giorni
Reminder prossimi 30gg
0 eventi
12 compleanni · 19 scadenze
Segmentazione patrimonio
Ultima interazione
Cliente 14
3 giorni fa
Cliente 7
8 giorni fa
Cliente 31
22 giorni fa
Cliente 5
48 giorni fa
Cliente 19
61 giorni fa
Risultato
Oggi M2B ha un sistema che è davvero parte del modo in cui lavora. Non uno strumento in più. Il centro operativo del team.
Quello che mi ha convinto a lavorare con M2B non era solo il problema tecnico. Era la chiarezza di Matteo e la precisione di Giuseppe su quello che volevano costruire: un metodo di lavoro che restasse loro, che non dipendesse da decisioni esterne, che potesse crescere con il team.
Un sistema del genere non si installa in una settimana. Si costruisce nel tempo, con chi lo usa ogni giorno. Per questo il progetto prevede incontri trimestrali — non per fare assistenza, ma per continuare a far evolvere il metodo insieme.
Dopo oltre un anno, M2B ha un CRM che è davvero parte del modo in cui lavora. Non uno strumento in più. Il centro operativo del team.
Il progetto è ancora in corso. Come tutti i sistemi fatti per durare.
